Erfolgreich im Homeoffice arbeiten

Aufgrund des Coronavirus arbeiten jetzt mehr Menschen im Homeoffice. Die Arbeit zu Hause ist für viele noch ungewohnt und führt zu neuen Herausforderungen.

Seit einigen Jahren bieten viele Unternehmen ihren Angestellten die Möglichkeit, zumindest gelegentlich im Homeoffice zu arbeiten. Mitarbeiter schätzen die zeitliche und räumliche Flexibilität, zum Beispiel bei Arztterminen oder zur Kinderbetreuung. Dennoch wird in vielen Unternehmen Homeoffice bislang meist nur tageweise genutzt und akzeptiert.

Die Autoren arbeiten seit zwei Jahren ausschließlich im Home Office und geben Tipps, wie die Arbeit durch geeignete Methoden und Kommunikationstechniken im Homeoffice produktiv wird und langfristig motiviert.

Als Vorsichtsmaßnahmen zur Verhinderung der Ansteckung und der Ausbreitung des neuartigen Coronavirus arbeiten nun Menschen für mehrere Wochen ausschließlich im Homeoffice. Die Situation ist für viele ungewohnt und erfordert neue Methoden des Zusammenarbeitens – und der Entwicklung einer entsprechenden Arbeits- und Vertrauenskultur. Richtig angewendet lässt sich im Homeoffice sogar eine bessere Kommunikation erreichen als im Großraumbüro.

Um überhaupt im Homeoffice arbeiten zu dürfen, lockern viele Unternehmen nun firmeninterne Regeln zur Heim- und Telearbeit. Eventuelle Verbote und Einschränkungen entfallen. Zudem müssen die relevanten Informationen und Unterlagen elektronisch vorliegen und Prozesse digitalisiert sein. Wenn wichtige Unterlagen nur im Aktenordner abgeheftet sind, ist eine dauerhafte Arbeit im Homeoffice nicht effizient möglich. Bisherige Investitionen in Digitalisierung zahlen sich damit nun zusätzlich aus.

Zunächst einmal ist ein geeigneter Arbeitsplatz in der eigenen Wohnung notwendig. Das muss man sich – im aktuell ohnehin angespannten Wohnungsmarkt – überhaupt erst leisten können. Ein eigenes Arbeitszimmer ist jedoch auf jeden Fall hilfreich, zum einen um Geräusche, zum Beispiel von den Kindern, in der Wohnung zu minimieren, aber auch um eine klare Trennung zwischen Arbeitsumgebung und Freizeit zu schaffen. Das Ziel dabei ist, Ablenkungsquellen so gut wie möglich zu eliminieren. Nach Feierabend lässt sich die Tür zum Büro beziehungsweise zur Arbeit aber auch einfach schließen – auch mental.

Der Arbeitsplatz muss den ergonomischen Anforderungen gerecht werden – und der Arbeitgeber muss das auch im Homeoffice gewährleisten. Dazu gehören neben dem möglichst höhenverstellbaren Schreibtisch ein geeigneter Bürostuhl und ein großer Monitor.

Zur technischen Infrastruktur gehört ein Laptop, von dem aus sich auf alle relevanten Anwendungen und Daten zugreifen lässt, beispielsweise über ein VPN. Für Videokonferenzen ist die Upload-Geschwindigkeit wichtig, die möglichst über 10 MBit/s liegen sollte.

Gleichberechtigte Kommunikation in Videokonferenzen

Ein wichtiges Werkzeug für die Zusammenarbeit im Homeoffice sind Videokonferenzen. Diese sind gegenüber Telefonkonferenzen unbedingt zu bevorzugen, da Präsenz, Gestik und Mimik zu einer effektiven Kommunikation dazu gehören – auch wenn die laufende Webcam für den Einzelnen anfangs gegebenenfalls als unangenehm empfunden wird.

Das dauerhafte Arbeiten mit einem Headset empfinden viele als unangenehm. Nutzen sollte man daher ein gutes, gerichtetes Mikrofon mit Geräuschunterdrückung. Videokonferenzen im Homeoffice sind damit ohne Headset deutlich angenehmer. Empfehlenswert sind hier Podcaster-Mikrofone.

Neben einem guten Mikrofon ist die Positionierung der Kamera entscheidend.

Eine gleichberechtigte Kommunikation ist essenziell für erfolgreiches Arbeiten als verteiltes Team. Wer einmal zu einer Vor-Ort-Besprechung per Telefon zugeschaltet war, weiß, dass man nur die Hälfte der Informationen und praktisch keine nonverbale Kommunikation mitbekommt. Diese Informationsasymmetrie führt dazu, dass man nicht gleichberechtigt an der Diskussion teilnehmen kann. Man ist Teilnehmer zweiter Klasse. In einer Videokonferenz ist daher die Disziplin erforderlich, dass sich jeder Teilnehmer separat an seinem Rechner in die Videokonferenz einwählt – auch dann, wenn ein Teil der Gruppe gemeinsam an einem Standort ist.

Teamwork im Homeoffice

Die Gretchenfrage für das Arbeiten im Homeoffice aber lautet: Wie arbeite ich mit meinen Teamkollegen produktiv zusammen? Der Wechsel zur Remote-Arbeit erfordert ein Umdenken und lässt sich nicht eins zu eins von der bisherigen Arbeitsweise im Büro übertragen. Letztlich gibt es zwei grundsätzliche Möglichkeiten der Zusammenarbeit: synchron und asynchron. Beide haben ihre Vor- und Nachteile, und jedes Team muss für sich entscheiden, wie es am besten zusammenarbeiten möchte. Im Folgenden seien beide Varianten mit ihren Vor- und Nachteilen vorgestellt.

Das Arbeiten im Homeoffice schätzen viele aufgrund der zeitlichen Flexibilität. Jeder kann so arbeiten, wann es am besten zur persönlichen Leistungsfähigkeit und den Lebensumständen passt.

Das zeitversetzte Arbeiten erfordert Arbeitspakete, die sich eigenständig bearbeiten lassen. Dazu müssen die Schnittstellen zu den Kollegen und anderen Abteilungen klar definiert sein und wer wann etwas benötigt. Idealerweise liegen Dienstleistungen anderer Abteilungen als Self-Service vor, sodass notwendige Informationen und Prozesse ohne Verzögerung und manuelle Interaktion abgefragt beziehungsweise ausgeführt werden können. Wenn das nicht der Fall ist, dann ist bei der Aufteilung der Arbeitspakete eine klare Abstimmung bei Abhängigkeiten notwendig.

Aus dem Lean Management und der Kanban-Methode kommen die Ideen der Visualisierung von Prozessen und Aufgaben. Die Transparenz hilft auch verteilten Teams bei der Abstimmung und der zielorientierten Wertgenerierung von Produkten.

Durch die Distanz verändern sich auch Kommunikationsstrukturen: Die Hürde ist höher, mal eben informell mit einem Kollegen etwas zu besprechen. Etabliert haben sich daher themenspezifische Chat-Räume (wie in Slack oder Microsoft Teams), in denen sich mit Kollegen bei Fragen unkompliziert und informell Rücksprache halten lässt. Der Vorteil dieser Art der Kommunikation liegt darin, dass sie den Arbeitsfluss anderer nicht unterbricht – Notifikationen sollten nur mit Bedacht verwendet und aktiviert werden. Vor allem dient es zur Wissensverbreiterung, da die Kanäle firmen- beziehungsweise abteilungsöffentlich sind und interessierte Kollegen mitlesen können.

Die höhere Kommunikationsdistanz und das alleinige Vor-sich-Hinarbeiten kann auch zu Qualitätsproblemen führen, wenn die Abstimmungen mit den Kollegen nicht stattfindet. In der Softwareentwicklung hat sich daher das 4-Augen-Prinzip in Form von Codereviews und Merge-Requests etabliert. Code wird nur dann in die Anwendung übernommen, wenn mindestens eine andere Person die Änderung analysiert, bewertet und freigegeben hat. Gerade die Diskussion führt zu besseren Ergebnissen und trägt enorm zur Wissensverbreitung bei. Ein Nachteil ergibt sich jedoch: Durch diese Wartebeziehungen zwischen dem Erstellen des Merge-Requests und den Reviews kommt es zu mehreren Kontextwechseln, die für Ersteller und Reviewer anstrengend sind und eine zeitliche Verzögerung bedeuten.

Das gravierendste Problem des asynchronen Arbeitens ist auf Dauer wohl die soziale Isolation, da der menschliche Kontakt zu den Kollegen fehlt und Diskussionen in Chats meist nur fachlich oder oberflächlich bleiben.

Gemeinsames, zeitgleiches Arbeiten an einem Artefakt

Wir die TW Computersysteme bevorzugen daher, auch im Homeoffice gemeinsam als Team zu arbeiten. Anstatt dass jeder von daheim aus vor sich hinarbeitet, lässt sich dank Digitalisierung und technologischem Fortschritt ein virtueller Teamraum einrichten, in dem alle gemeinsam auf ein konkretes Artefakt schauen und daran zusammen ergebnisorientiert arbeiten.

Für einen virtuellen Teamraum wird eine Video-Konferenzsoftware mit Screensharing benötigt. Ähnlich wie in einem Teamraum im Büro sollen sich alle jederzeit sehen können. Dazu wird empfohlen die Kamera immer aktiv zu lassen. Insbesondere auch, wenn man mal nicht am Platz oder man abgelenkt ist. In Abbildung 2 sieht man ein Beispiel für so einen virtuellen Teamraum, bei dem gerade drei Personen gemeinsam an einer Software arbeiten. Das konsequente gemeinsame Arbeiten in solch einem virtuellen Teamraum löst das Problem der sozialen und fachlichen Isolation auf Kosten der zeitlichen Flexibilität.

Ein virtueller Teamraum ermöglicht gemeinsames Arbeiten am konkreten Artefakt (Abb. 2).

Fazit

Die Arbeit im Homeoffice kann, wenn sie richtig angegangen wird, produktiver sein als im Büro, selbst für Teams – jedoch nur mit einem geeigneten Arbeitszimmer, der richtigen Hard- und Software sowie der passenden Arbeitsweise. Belohnt wird man damit, weniger zu pendeln oder etwa mit dem gemeinschaftlichen Abendessen mit dem Partner oder der Familie. Dennoch bleiben Herausforderungen wie kein gemeinsames Mittagessen und fehlender Flurfunk. Letztlich wird es immer eine Abwägungssache des Einzelnen und des Teams bleiben. Aber vielleicht ist jetzt genau die Zeit, das Homeoffice mit dem ganzen Team auszuprobieren. Und wer weiß, vielleicht läuft das Homeoffice dem Büro in Zukunft den Rang ab.

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