Digital neu denken:
Rechnungsmanagement in der Buchhaltung

Die Herausforderung:

Der Gesetzgeber als Vorreiter

Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber nur noch auf digitalem Weg.

Am 27. November 2020 ist es soweit: Papiergebunungültig. Damit ist ab diesem Stichtag die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber
in elektronischer Formvorgeschrieben und digital bei der Rechnungseingangsplattform (ZRE) einzureichen
– Ausnahmen gibt es nur wenige, beispielsweise der „Direktauftrag“ (Auftragswert bis 1.000€, ohne USt.) oder verteidigungs- und
sicherheitsspezifische Aufträge, die der Geheimhaltung unterliegen

„Rechnungsstellung in elektronischer Form“ bedeutet dabei, dass Sie verpflichtet sind, Rechnungen an öffentliche
Auftraggeber elektronisch zu erstellen, zu senden, zu empfangen und zu verarbeiten, und zwar auf Basis von
strukturierten Daten, damit auch der Empfänger die in der Rechnung enthaltenen Daten einlesen, prüfen und
automatisch verarbeiten kann.

Hat die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern nun
zur Folge, dass die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen der Privatwirtschaft künftig ebenfalls nur noch
auf digitalem Weg zu erfolgen hat? Die Antwort lautet: Grundsätzlich nicht. Da in Deutschland allerdings jedes
zweite Unternehmen der Privatwirtschaft geschäftliche Beziehungen zu einer öffentlichen Institution unterhält
ist davon auszugehen, dass sich diese Entwicklung auch auf andere Bereiche ausweiten wird

Gesetzliche Vorgaben berücksichtigen

Hinzu kommt, dass Verantwortliche in der Buchhaltung die klar definierten, strengen Anforderungen zu Empfang,
Verarbeitung und Archivierung aller steuerlich relevanten Eingangsdokumente einhalten müssen – Stichwort
„Verfahrensdokumentation“ – die für den elektronischen
Rechnungsaustausch bzw. die Digitalisierung von Papierrechnungen verpflichtend sind. Festgelegt sind diese
in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Hierzu gehören auch die im Umsatzsteuergesetz
festgelegten Anforderungen an ein innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad (Rechnungseingangsprüfung).
In der schriftlich zu erstellenden Verfahrensdokumentation ist zu erläutern, wie die Vorschriften
der GoBD eingehalten werden. Bei Betriebsprüfungen legen die Prüfer häufig den Fokus auf die Einhaltung der
Bestimmungen zur ordnungsgemäßen Buchführung.

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