Die digitale Transformation ist in der Gesellschaft angekommen. Heute zählen E-Mails und Smartphones zum Standard
der Kommunikation im Unternehmen, man nutzt das firmeneigene Intranet, Messengerdienste wie Microsoft Teams
oder Slack, soziale Netzwerke, Videokonferenzen und Collaboration-Tools. Der digitale Wandel nimmt immer mehr
Fahrt auf, weil er die Kommunikationseffizienz und letztlich die gesamte Unternehmenseffizienz erheblich steigert. Die
zahlreichen Vorteile der Digitalisierung haben die letzten Zweifler überzeugt, hybrides Arbeiten ist keine Ausnahme
mehr, sondern entwickelt sich zur Regel.

Allerdings wird ein Bereich in Unternehmen häufig stiefmütterlich behandelt: der Posteingang. Er ist die
Schnittstelle des Unternehmens zu Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern.

Rechnungen, Bestellungen, Formulare, Anfragen und vieles mehr erreichen in klassischer
Briefform, per Fax oder auch digital, zum Beispiel per E-Mail, Ihr Unternehmen.
Ein großes Postaufkommen sorgt damit in der Posteingangsstelle für einen enorm
hohen Aufwand, denn alle Posteingänge müssen gesichtet, erfasst, sortiert und an die jeweiligen Adressaten verteilt werden.
Das heißt, die Post wird z. B. von einem Mitarbeiter der Poststelle zum Adressaten gebracht, ganz gleich, ob er
sich im Büro nebenan befindet, drei Stockwerke entfernt oder in einem Nebengebäude. Mitunter werden sogar
die eingegangenen E-Mails auf Papier gedruckt, um sie dem Adressaten übergeben zu können. Je nachdem, wie
hoch das Postaufkommen eines Unternehmens ist, kostet diese Vorgehensweise eine Menge Zeit und damit Geld.
Darüber hinaus ist die Bearbeitung von Papierpost intransparent und anfällig für Fehler:

Eingehende Post wird verlegt, beschmutzt oder gar entsorgt.
Wichtige Dokumente verschwinden im Unternehmen und lassen sich nur mit großem Zeitaufwand wiederfinden.

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