Um ihrer Archivierungspflicht nachzukommen, heften viele Organisationen wichtige Dokumente – Belege, Rechnungen,
Geschäftsunterlagen u. v. m. – nach wie vor ab und lagern sie in Archivräumen.

Durch die zunehmende Digitalisierung entstehen jedoch immer weniger physische Dokumente,
während die Anzahl der Dokumente in digitaler Form stetig zunimmt.

Auch Pflichten und Vorschriften werden fortlaufend an eine zunehmend digitalisierte und vernetzte Welt angepasst.

Genau aus diesem Grund werden elektronische Archivierungslösungen immer wichtiger.

Sie unterstützen Organisationen dabei, relevante gesetzliche Vorschriften, besonders im Hinblick auf die Revisionssicherheit, zu erfüllen.

Eine revisionssichere Archivierung ist zwingend notwendig, da sie es Ihnen ermöglicht, bei unangekündigten Steuerprüfungen oder
beim Jahresabschluss wichtige Dokumente, Unterlagen, Belege und E-Mails ohne großen Aufwand offenzulegen.

Sind Sie dazu nicht in der Lage, oder liegt ein Verstoß vor, müssen Sie mit empfindlichen Bußgeldern oder im schlimmsten Fall sogar mit Haftstrafen rechnen.

In diesem Ratgeber gehen wir auf alles ein, was Sie über die revisionssichere Archivierung wissen müssen, damit Sie stets auf eine
Steuer- oder Betriebsprüfung vorbereitet sind.

 

REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG: DEFINITION

 

Vereinfacht gesagt handelt es sich bei der revisionssicheren Archivierung um die digitale Verwahrung von aufbewahrungspflichtigen
Dokumenten, Unterlagen, Belegen und E-Mails nach gesetzlichen sowie steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften.

Form und Dauer der revisionssicheren Archivierung entnehmen Sie den gesetzlichen Pflichten und Vorschriften (siehe nächsten Abschnitt).

Die revisionssichere Archivierung bezieht sich jedoch nicht nur auf den Faktor „Verfügbarkeit“, sondern auch auf die Faktoren
„Unveränderbarkeit“, „Nachvollziehbarkeit“ und „Vollständigkeit“.

Wichtig zu verstehen ist, dass sich diese Faktoren auf alle Änderungen an Ihren Dokumenten, Unterlagen, Belegen und E-Mails beziehen.

Das Ziel ist nämlich, diese vor Verfälschungen zu schützen.

In der Praxis heißt das für Sie, dass Sie jeden Geschäftsvorfall – wie beispielsweise Änderungen, Überschreibungen oder Löschungen
– akribisch erfassen und in Ihrem elektronischen Archiv ordnungsgemäß und nachvollziehbar abspeichern müssen.

Zudem sollten Sie darauf achten, dass alle Dokumente, Unterlagen, Belege und E-Mails inhaltlich und bildlich jederzeit lesbar gemacht werden können.

Nur so können Sie eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle sicherstellen.

Sie brauchen jedoch keine Bedenken zu haben, dass Sie all dies manuell erledigen müssen – hierbei unterstützt Sie nämlich eine Archivierungssoftware (siehe „Revisionssichere Archivierung: Archivierungssoftware als Dreh- und Angelpunkt“).

Manche Archivierungslösungen sind sogar mit einem Langzeitarchiv ausgestattet, das Ihnen ermöglicht, Ihre Dokumente, Unterlagen,
Belege und E-Mails mühelos auch über Monate oder Jahre aufzubewahren.

 

REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG:

RECHTSGRUNDLAGE IN DER D.A.CH-REGION

 

Die Aufbewahrungspflichten, die Sie als Organisation kennen und erfüllen müssen, sind umfangreich und komplex.

Hinzu kommt, dass sich die gesetzlichen Anforderungen in der DACH-Region zum Teil stark unterscheiden.

Damit Sie einen guten Überblick erhalten, haben wir folgende Informationen für Sie zusammengestellt.

 

REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG: BUNDESREPUBLIK DEUTSCHLAND

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, beschrieben im Handelsgesetzbuches (§ 239, § 157 HGB) und der Abgabenordnung (§ 146, § 147 AO), bzw. GoBD (ehemals GDPdU und die GoBS).

 

REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG: ÖSTERREICH

Aufbewahrungspflicht lt. Bundesabgabenordnung § 132 (BAO), Umsatzsteuergesetz § 11 Abs. 2, § 18 Abs. 10 (UStG 1994) und Unternehmensgesetzbuch § 190, § 212 (UGB).

 

REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG: SCHWEIZ

Aufbewahrungspflicht gemäß Rechnungslegungsrecht 957 – 958f OR, 961 OR, 962 OR, 963 OR und Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221431) sowie Geschäftsbücherverordnung Art. 9 (GeBüV; Zulässige veränderbare und unveränderbare Informationsträger).

 

REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG: ANALOG & DIGITAL

GESETZLICHE PFLICHTEN & VORSCHRIFTEN

 

Grundsätzlich müssen Sie alles aufbewahren, was steuerlich relevant ist.

Das gilt sowohl für die analoge Archivierung (physische Dokumente, Unterlagen und Belege) als auch für die digitale Archivierung
(E-Mails inkl. angehängten Dateien).

In diesem Kontext bestimmen mehrere Aspekte die Art und Dauer der Aufbewahrung.

Das heißt, dass ggf. mehrere Pflichten und Vorschriften eingehalten werden müssen, um eine adäquate, revisionssichere Archivierung zu gewährleisten.

Die Pflichten und Vorschriften, die infrage kommen, gelten jedoch nicht alternativ, sondern kumulativ.

Damit Sie die richtigen Pflichten und Vorschriften einhalten, sollten Sie stets folgende Aspekte berücksichtigen:

Rechtsform Ihrer Organisation

Tätigkeitsbereiche

Inhalte der Dokumente, Unterlagen, Belege und E-Mails

E-Mails sollten nicht im E-Mail-System selbst, sondern in einer speziellen Archivierungssoftware abgelegt und gespeichert werden.

So können Sie die Unveränderbarkeit der relevanten Daten stets nachweisen.

Hat eine E-Mail keinen relevanten Inhalt, müssen Sie diese weder archivieren noch für den Datenzugriff vorhalten.

Es kommt jedoch immer wieder vor, dass E-Mails, die nicht relevant erscheinen, es dennoch sind.

Deshalb sollten Sie im Zweifelsfall besser zu viele E-Mails aufbewahren als zu wenige.

 

INDIVIDUELLE PFLICHTEN & VORSCHRIFTEN

Pflichten und Vorschriften können auch vertraglich vereinbart werden.

Die Vertragsfreiheit ermöglicht es nämlich, dass Archivierungspflichten in unterschiedlicher Art und Weise individuell vereinbart werden können.

Das ist besonders dann sinnvoll, wenn es für einen bestimmten Fall keine klaren und unmittelbaren gesetzlichen Pflichten und Vorschriften gibt.

Inhalte und Zeitraum der Archivierungspflicht können also vollkommen unabhängig von gesetzlichen Pflichten und Vorschriften sein.

 

REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG: ARCHIVIERUNGSSOFTWARE ALS DREH- UND ANGELPUNKT

Für eine revisionssichere Archivierung steht Ihnen als Organisation eine große Auswahl an Archivierungssoftware zur Verfügung.

Damit Sie die richtige Archivierungssoftware für Ihre Organisation finden und einsetzen können, müssen Sie Ihre individuellen Anforderungen
vorab möglichst genau identifizieren.

Insbesondere dann, wenn Sie Dokumente, Unterlagen, Belege und E-Mails archivieren wollen, sollten Sie auf eine ordnungsgemäße Ablage
und Archivierung achten.

Hierbei unterstützt Sie eine Archivierungssoftware – ganz nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung.

 

ARCHIVIERUNGSSOFTWARE: VORTEILE

Es gibt noch weitere wichtige Vorteile, wenn Sie sich für eine Archivierungssoftware entscheiden.

 

APERSONELLER AUFWAND

Ist eine Archivierungssoftware einmal Teil Ihrer täglichen Prozesse, benötigen Sie weniger Personal für eine ordnungsgemäße und
revisionssichere Archivierung.

 

SUCHEN & FINDEN

Bei Rückfragen entfällt mithilfe einer Archivierungssoftware das lange Suchen und Finden von Dokumenten, Unterlagen,
Belegen und E-Mails, da diese ganz komfortabel direkt am PC oder am Smartphone aufgerufen werden können.

 

KOSTENEFFIZIENZ

Wenn Sie eine Archivierungssoftware einsetzen, können Sie ggf. die physische Archivierung minimieren, was Kosten für Papier, Drucker und Ablage einspart.

 

DIGITALE KONTROLLMÖGLICHKEITEN

 

Eine Archivierungssoftware ermöglicht es Ihnen auch, Behörden Daten ganz einfach zur Verfügung zu stellen, beispielsweise dann,
wenn digitale Kontrollmöglichkeiten möglich sind.

Kurzum: Mit einer Archivierungssoftware sind Sie garantiert auf eine Steuer- oder Betriebsprüfung vorbereitet.

 

FAZIT

Eine revisionssichere Archivierung ist zwingend notwendig, da sie es Ihnen ermöglicht, bei unangekündigten Steuerprüfungen oder beim
Jahresabschluss wichtige Dokumente, Unterlagen, Belege und E-Mails ohne großen Aufwand offenzulegen.

Vereinfacht gesagt handelt es sich bei der revisionssicheren Archivierung um die digitale Verwahrung von aufbewahrungspflichtigen
Dokumenten, Unterlagen, Belegen und E-Mails nach gesetzlichen sowie steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften.

Sind Sie dazu nicht in der Lage, oder liegt ein Verstoß vor, müssen Sie mit empfindlichen Bußgeldern oder im schlimmsten Fall sogar mit Haftstrafen rechnen.

Die Aufbewahrungspflichten, die Sie als Organisation kennen und erfüllen müssen, sind umfangreich und komplex.

Hinzu kommt, dass sich die gesetzlichen Anforderungen in der DACH-Region zum Teil stark unterscheiden.

Hierbei unterstützt Sie vor allem eine Archivierungssoftware.